Quy trình xuất cảnh đi Nhật từ A đến Z: 10 bước chi tiết từ đăng ký đến nhập cảnh 2026

Từ lúc quyết định đi Nhật đến ngày đặt chân xuống sân bay Narita hay Kansai Nhật Bản, người lao động phải trải qua khá nhiều bước: làm hồ sơ, khám sức khỏe, học tiếng, phỏng vấn, xin tư cách lưu trú, xin visa, rồi thủ tục ở sân bay. Không nắm rõ quy trình xuất cảnh dễ khiến bạn lo lắng, chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc bị chậm tiến độ không đáng có.

Bài viết này tổng hợp quy trình xuất cảnh đi Nhật từ A đến Z theo 10 bước, kèm thời gian tham khảo cho từng bước, checklist giấy tờ mang theo ngày bay và những việc cần làm ngay sau khi nhập cảnh Nhật Bản.

Tổng quan: Đi Nhật mất bao lâu từ lúc đăng ký đến ngày bay?

Với diện thực tập sinh kỹ năng, tổng thời gian thông thường từ 6–10 tháng. Diện Tokutei và kỹ sư có thể nhanh hơn nếu bạn đã có sẵn chứng chỉ tiếng Nhật và chứng chỉ kỹ năng.

Lưu ý: Thời gian trên chỉ mang tính tham khảo. Mỗi đơn hàng có lịch tiếp nhận riêng của công ty Nhật, nên ngày bay thực tế có thể sớm hoặc muộn hơn.

Bước 1 — Tư vấn, chọn đơn hàng và đăng ký

Đây là bước quyết định cả hành trình. Bạn cần được tư vấn để chọn đúng diện visa (thực tập sinh, Tokutei hay kỹ sư) và đúng đơn hàng phù hợp với sức khỏe, bằng cấp, kinh nghiệm và mục tiêu của mình.

Những việc cần làm:

• Kiểm tra doanh nghiệp có giấy phép đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài
• Hỏi rõ lương cơ bản, địa điểm làm việc, giờ làm, các khoản khấu trừ và tổng chi phí
• Đọc kỹ hợp đồng, yêu cầu phiếu thu có đóng dấu cho mọi khoản tiền

Xem quy trình đi Nhật minh bạch từng bước để nắm rõ cách làm việc với đơn vị phái cử.

Bước 2 — Khám sức khỏe và chuẩn bị hồ sơ

Bạn cần khám sức khỏe tại bệnh viện đủ điều kiện cấp giấy khám cho người đi làm việc ở nước ngoài. Song song, chuẩn bị bộ hồ sơ ban đầu gồm sơ yếu lý lịch, CCCD, giấy khai sinh, bằng cấp, giấy xác nhận dân sự, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và ảnh 4×6 nền trắng.

Mẹo quan trọng: kiểm tra họ tên, ngày sinh trên tất cả giấy tờ phải khớp với CCCD. Sai lệch nhỏ cũng có thể làm chậm hồ sơ cả tháng.

Xem danh sách đầy đủ tại checklist hồ sơ đi Nhật 2026.

Bước 3 — Học tiếng Nhật và ôn phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn, bạn nên học những nội dung cơ bản: bảng chữ Hiragana, câu tự giới thiệu, chào hỏi, trả lời các câu hỏi thường gặp như mục đích đi Nhật, kinh nghiệm làm việc, sức khỏe. Với một số đơn hàng, nhà tuyển dụng còn kiểm tra tay nghề, thể lực (chạy, hít đất, gập bụng) hoặc độ khéo tay.

Bước 4 — Phỏng vấn đơn hàng

Phỏng vấn có thể diễn ra trực tiếp (đại diện công ty Nhật sang Việt Nam) hoặc online. Nhà tuyển dụng đánh giá thái độ, tác phong, sự trung thực và mức độ phù hợp với công việc.

Những điều cần nhớ:

• Đến sớm hoặc vào phòng online trước 10–15 phút
• Chào hỏi đầu và cuối buổi bằng tiếng Nhật
• Trả lời ngắn gọn, đúng trọng tâm, nhất quán với hồ sơ đã nộp
• Không nghe rõ thì hỏi lại, không trả lời theo phỏng đoán

Kết quả thường có ngay trong ngày hoặc sau vài ngày.

Bước 5 — Đào tạo sau trúng tuyển

Sau khi trúng tuyển, bạn tham gia khóa đào tạo tập trung khoảng 4–6 tháng, gồm:

• Tiếng Nhật (mục tiêu tương đương N4 với nhiều đơn hàng)
• Văn hóa, tác phong làm việc và pháp luật Nhật Bản
• Kỹ năng sinh hoạt: phân loại rác, đi tàu, khám bệnh, quản lý tiền
• Bồi dưỡng kiến thức cần thiết theo quy định trước khi đi làm việc ở nước ngoài

Với diện Tokutei, bạn cần thi đỗ kỳ thi kỹ năng ngành và tiếng Nhật (N4 hoặc JFT-Basic) trước khi xin tư cách lưu trú.

Bước 6 — Xin tư cách lưu trú (COE)

Trong thời gian bạn học tập, phía công ty tiếp nhận và nghiệp đoàn tại Nhật sẽ nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Thời gian xét duyệt thường 1–3 tháng.

COE có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — bạn phải nhập cảnh Nhật trong khoảng thời gian này. Khi nhận COE, hãy kiểm tra kỹ thông tin và ghi nhớ ngày hết hạn.

Xem thêm có COE thì khi nào bay sang Nhật.

Bước 7 — Xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật

Sau khi có COE, đơn vị phái cử sẽ nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội) hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản (TP.HCM, Đà Nẵng) tùy khu vực. Thời gian xét duyệt thường 5–10 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.

Hồ sơ visa cơ bản gồm hộ chiếu còn hạn, COE, ảnh thẻ và tờ khai xin visa theo mẫu. Visa được dán trực tiếp vào hộ chiếu.

Bước 8 — Định hướng trước xuất cảnh và hoàn tất thủ tục

Vài ngày trước khi bay, bạn tham gia buổi định hướng cuối cùng: hướng dẫn thủ tục sân bay, quy định hành lý, cách điền tờ khai nhập cảnh, những việc cần làm khi đến Nhật và số điện thoại liên lạc khẩn cấp. Đơn vị phái cử cũng hoàn tất các thủ tục đăng ký hợp đồng theo quy định của Việt Nam.

Đây là lúc bạn nhận vé máy bay, lịch trình chi tiết và kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ.

Bước 9 — Ngày bay: Thủ tục tại sân bay Việt Nam

Quy trình tại sân bay quốc tế (Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng) gồm 4 bước:

• Có mặt sớm: Đến sân bay trước giờ bay ít nhất 3 tiếng, tập trung đúng điểm hẹn với cán bộ phụ trách
• Làm thủ tục hãng bay (check-in): Xuất trình hộ chiếu, gửi hành lý ký gửi, nhận thẻ lên máy bay
• Kiểm tra an ninh: Lấy chất lỏng, máy tính, điện thoại ra khỏi túi xách tay theo hướng dẫn
• Xuất cảnh: Xuất trình hộ chiếu (có visa) và thẻ lên máy bay tại quầy xuất cảnh

Những thứ tuyệt đối không mang sang Nhật

• Thịt và sản phẩm từ thịt: xúc xích, giò chả, lạp xưởng, ruốc, thịt khô, pate
• Trứng và sản phẩm từ trứng sống, trái cây và rau củ tươi, hạt giống
• Thuốc có chứa thành phần bị Nhật cấm (một số thuốc cảm, thuốc ho có chất kích thích) — nên mang thuốc có đơn và hỏi trước cán bộ phụ trách
• Hàng giả, hàng nhái và các vật phẩm nguy hiểm theo quy định hãng bay

Cảnh báo: Mang thịt và sản phẩm từ thịt vào Nhật có thể bị phạt nặng và để lại hồ sơ vi phạm. Nhiều người Việt bị xử lý chỉ vì mang vài cây giò hoặc gói lạp xưởng gia đình gửi theo.

Bước 10 — Nhập cảnh Nhật và ổn định tháng đầu

Tại sân bay Nhật

• Xuất trình hộ chiếu, COE và tờ khai nhập cảnh tại quầy kiểm tra
• Lấy dấu vân tay và chụp ảnh khuôn mặt
• Nhận thẻ lưu trú (在留カード) — tại các sân bay lớn như Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, thẻ được cấp ngay tại quầy
• Nhận hành lý, qua hải quan và gặp người đón của nghiệp đoàn hoặc công ty

Trong tháng đầu tiên

• Đào tạo sau nhập cảnh: Thực tập sinh học tập trung khoảng 1 tháng về tiếng Nhật, pháp luật, an toàn lao động trước khi vào làm chính thức
• Đăng ký địa chỉ cư trú: Trong vòng 14 ngày kể từ khi có chỗ ở, đăng ký tại tòa thị chính địa phương
• Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân và hưu trí theo hướng dẫn
• Mở tài khoản ngân hàng để nhận lương và làm SIM điện thoại
• Lưu số điện thoại của nghiệp đoàn, công ty phái cử và quản lý trực tiếp

Checklist giấy tờ mang theo ngày bay

Câu hỏi thường gặp về quy trình xuất cảnh đi Nhật

Từ lúc trúng tuyển đến lúc bay mất bao lâu?

Thông thường từ 4–8 tháng với diện thực tập sinh, gồm thời gian đào tạo, xin COE và visa. Diện Tokutei và kỹ sư có thể nhanh hơn nếu bạn đã có đủ chứng chỉ.

Có được tự đặt vé máy bay không?

Không nên. Ngày bay phải khớp với lịch tiếp nhận của công ty và nghiệp đoàn tại Nhật. Vé máy bay thường do đơn vị phái cử hoặc phía Nhật sắp xếp, bạn chỉ cần theo thông báo chính thức.

Hành lý được mang bao nhiêu kg?

Tùy hãng bay và hạng vé, phổ biến là 23kg hành lý ký gửi và 7kg xách tay. Đơn vị phái cử sẽ thông báo cụ thể. Không nên mang quá nhiều — phần lớn đồ dùng có thể mua tại Nhật với giá hợp lý.

Mang bao nhiêu tiền mặt khi sang Nhật là đủ?

Khoảng 30.000–50.000 yên là đủ cho tháng đầu trước khi nhận lương. Nếu mang từ 1 triệu yên trở lên (hoặc tương đương), bạn phải khai báo hải quan Nhật.

Mất hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú ở Nhật phải làm sao?

Báo ngay cho quản lý và nghiệp đoàn. Với thẻ lưu trú, cần trình báo cảnh sát và làm thủ tục cấp lại tại Cục Xuất nhập cảnh trong thời hạn quy định. Với hộ chiếu, liên hệ Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật để được hướng dẫn cấp lại.

Kết luận

Quy trình xuất cảnh đi Nhật từ A đến Z gồm 10 bước, kéo dài khoảng 6–10 tháng với diện thực tập sinh. Nắm rõ từng bước giúp bạn chủ động chuẩn bị giấy tờ, tài chính và tâm lý — tránh bị động hoặc mắc lỗi ở những khâu quan trọng như COE, visa hay hải quan.

Nếu bạn đang chuẩn bị hành trình sang Nhật và muốn được hỗ trợ trọn gói từ chọn đơn hàng đến ngày bay, hãy xem các đơn hàng đang tuyển hoặc đăng ký tư vấn miễn phí.

Lưu ý: Thời gian và thủ tục trong bài mang tính tham khảo tại thời điểm tháng 10/2026. Quy định về visa, hải quan và hành lý có thể thay đổi — đề nghị xác nhận với đơn vị phái cử trước khi xuất cảnh.